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一个地产采购人每天都在做些什么?
作者:艾振强、彭凌霄

或许是电视剧里过度渲染的缘故,又或者是现实生活中确有其事,招标采购人员在一般人眼中基本是一副高大上的样子,因为其一句话经常能够决定投标者的命运。特别是地产行业的招标采购,金额往往巨大,在经济不景气的形势下,一个订单或许能够决定公司生死存亡。

那么一个地产采购人,一天到底都在忙什么呢?下面是一位前开发商经理人作为过来人的分享:

要了解采购人的一天做什么,想要了解采购人的工作有哪些特点?会砍价,买到物美价廉的东西、让老板满意,会谈判、会询价,要看很多报价表,深度了解行情、分析对比、需要很多专业知识,好产品、好价格、好合作方!选择适合自己项目的、编标书、约谈供方、考察……这些都很片面!至于能喝酒、工地半日游、拿点回扣、高高在上等等,更是外行看热闹。

地产采购人是一群外表光鲜,但是做不好的话经常要背黑锅的人。地产采购主要有三个典型的特征:连接、杂,以及钱!

一个地产采购人每天都在做些什么?

连接各个部门

第一个是连接。连接由采购在地产职能中所处的位置决定的,采购不是房地产项目的发起部门,也不是结束部门,而是处于中间的位置。采购在内部要打交道的部门是最多的,经常需要连接的是成本(控制买东西花多少钱)和工程(提采购需求最多的部门)。还有项目部、设计部、财务部、营销部、开发部、行政部等都需要连接。设计部决定着买具备什么技术要求的东西,财务部有时控制付款,一些还需要帮营销部采购,开发部还需要采购找来一个能够帮助跑政府部门的当地总包。甚至有些企业的行政物料也是采购部负责的。因此,除了HR之外,采购算是房企内部对内连接最多的部门。

而对外,地产采购部门几乎是企业外部合作伙伴最大的入口。工程、材料这两块几乎都是采购负责,占据了房企外部合作50%以上的合作伙伴来源。有一些企业采购范围进一步扩大到设计、营销、服务类,那么除了开发投资的合作伙伴,其他的合作伙伴均来源于采购。所以采购是强连接职能,采购人要能沟通,会沟通。

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既要是专家,又要是杂家

第二个是杂。采购人的工作属性决定采购人可能需要采购任何一件东西。要采购一件物资或服务,至少要知道这个行业一些最基础性的东西,否则容易被坑。要对比,至少要知道哪些参数可以对比,如何对比。因为不同的东西,参考值不一样,比如镀膜,铝型材镀膜越厚越好,玻璃镀膜可能就是越薄越好,不懂就不知道如何对比。甚至还有些采购需要负责采购公司用车,那就得对比150万的宝马和奔驰哪个更好。还要能说服人,讲得出道理,不然你的定标报告会被反复打回,耽误采购及领导用车,你懂的。采购进口的东西还要国际谈判。总而言之,采购人要采购的东西很杂,接触的人也形形色色,因此一个合格的采购人要是个专家,也要是个杂家。

一个地产采购人每天都在做些什么?

谈钱不伤感情

第三个是钱。这是采购工作最显著的特征,并且最敏感,因为是“花"钱部门。钱花得有没有道理,是不是花对了是关键。业内有一句话说,无论你怎么压价,监察部门总能找到比你价格低的来说话。这确实是一个问题,因为采购是有时限的,采购同一个东西,给半个月时间去找,和给半年去找,价格肯定会有差异。因为你可以拿着我的价格去问啊!比我高你不要就是了。钱决定的是风险控制,而不是绝对值控制。一个合格的采购人去买东西,所有的资料和理由一定都是齐备的。

了解了采购工作的特征,其实对采购人工作的内容就比较清楚了。主要也是三个:文本类、沟通类以及会议类。

一个地产采购人每天都在做些什么?

文本类工作

文本类工作是采购的基础,主要有招标文件、合同、报告、申请、函件和订单等。

采购最重要的文本类工作就是招标文件。招标文件通俗点讲,就是房地产企业打算买什么东西,怎么买,如何买(款怎么付、货怎么送,怎么服务等),有什么要求(技术要求、安装要求等)等等的一系列文件组成。文件一旦盖章发送就要承担法律责任。

招标文件国家及国际招标采购协会有范本,国家的叫绿皮、蓝皮、红皮。但范本一般是本着甲乙双方平等友好的基础编制的,一般不用,开发商会拿过来大幅改动,删减一些对自己不利的条款,增加控制乙方条款。

当然,招标文件不合理还可以有补充招标文件以及答疑文件做修正。还有废标的(1、逾期送达的投标文二尖;2、未按要求密封的投标文件;3、投标人串通投标的;4、其他招标法律法规或招标文件祥光要求的;5、其他情况)。招标不一定要中标,可以宣布招标无效或重新招标。

合同文本也是采购要关注的重点,因为一些房企的格式合同文本中的一些条款供应商不同意,需要洽商和调整。因此,采购一般也需要懂一些合同法及合同文本编制。

报告是采购工作的家常便饭——考察报告、开标记录、评标报告、定标报告等等,都需要编制。

还有用得多的就是函件和订单。函件分为内外,一般情况下,只要重要事情沟通,采购出于风险考量也会使用函件往来(如技术参数确认、数量确认、订单变更等)这样能够做到有据可查,能有效规避风险。外部的函件一般用于订单变更,签证确认,补货等环节,需要留存作为结算或扣款依据。而申请类的一般用作采购立项、采购方式变更、定标企业变更、直接委托采购等内容。

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沟通类工作

沟通类主要包括会签、审批、发函、会见/约见、洽谈、考察、询价。

沟通类中的会签和审批是内部沟通常见的,一些综合性文本,或群体决策方案需要各部门间会签。审批是发起内部的业务审批流程。发函刚刚已经说到了,内外部均有,也是一种沟通的形式。

而占据采购沟通时间最多的是外部沟通,供应商上门、会见、约谈供应商,采购或招标过程中的洽谈以及考察,还有日常的一些询价工作,这些将占据采购人大部分的时间。因为B2B的采购行为,至少需要货比三家,甚至5家、10家。重复的沟通,还伴随着所采购物质的非标准性和非统一性。每一家供应商生产的同名称物资都存在些许的技术差异,需要来回反复沟通。一些沟通过程还存在大量的互相试探行为,供应商可能认为你只是打探价格的,或者误以为你是竞争对手……报价千差万别。

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会议类工作

前面两类是基础性工作,一般按月/周举行。部门的工作计划安排,主要是通过所负责/参与的项目会议(了解项目近期可能产生的采购需求);立项会议则是一些大型的采购项(总包、装修、消防、园林、桩基础等重点工程、大宗材料设备等)。因为采购的内容复杂,需要大量的跨部门协同,还会有专门的立项会议,来明确各协同部门间的协同内容和协同时间。资格评审会议是招标文件中明确的具备什么样资质的供应商才能够参与到本次招标采购活动中来的会议,会针对报名或邀请或自荐/推荐的潜在投标供应商进行资格评审。开标、评标、定标会议是在不同的招标采购阶段,需要进行群体评判和决策时,需要通过会议形式来统一意见。

采购工作是纯业务类工作,一是资源搜集,包括供应商资源收集,价格信息搜集和技术资料搜集,其中供应商资源收集和价格信息收集是主要工作;二是能够有效扩大采购比价的范围,找到更好的供应商;三是随时了解市场的价格变化,同时寻找更低的价格渠道;四是清表和比价,这是采购的技术性工作。清标还可以找人帮忙,但比价是不行的。一个标,三五十项的材料,各家供应商的每项报价不一,需要比较出报价的优劣势。很多开发商企业还不存在专门的供应商管理岗位。一些较大的招标项目,清标往往要清几回,比价也要耗费几天时间。

还有一个技术活,就是在一些中小型的招标中,技术对比往往也是采购人自己完成。所以采购人需要不断强化和学习技术,针对一些简单的标准化产品的对比,需要独立完成招标评价事项。

以上就是采购人一天可能要做的工作内容。采购人的一天可能是一份标书,就要忙一天。也有可能整天都在联系供应商邀标,也有可能开一天的开标评标会议。也有可能忙几张订单的跟进,几个合同的情况。

一个地产采购人每天都在做些什么?

做好规划才能早下班

最后,这位前开发商经理人还提及了其个人的采购经验。

每日采购工作规划:

请款和审批事项在每日上班前1个小时内找领导审批和找财务付钱,这时候领导和财务都刚上班,心情比较好(因为被烦得少),容易签字及付款。

接着就是给供应商联系供货和下单及反馈问题,这时候供应商的领导或销售一般刚开完早会,正好排期生产或布置完任务,人还都在,来得及帮你插队和调整。并且这是电话接通率比较高。

忙完上述两件事,基本就到11点了,这时开始找资源或联系供应商生产线协调发货。这时候一般供应商前台或跟单比较闲,生产线的负责人基本也要等下班吃饭了。这类事情比较简单,不容易被抵触。

然后下午一般就是开标会或协调接货,下午开标供应商中午赶过来不易迟到,协调下午送货也容易送到,因为不堵车。

下午组织一些沟通协调开会也不用那么激烈,容易取得集体通过,因为上午大家经历比较充沛,会扯很多。

接近下班时间,就准备一些文档资料(审批,请款,对账等),第二天一早继续找领导和财务,成本啥的。这时候一般忌讳找跨部门协同,除非一定要当日完成。期间有发文发函之类的,一般要统一在上午,这样下午可以收集完回执单,不然隔天收,可能接收的人外出或出差了。

规划好一天的工作,才能谋得早下班。当然,如果用明源云采购平台寻找资源,与供应商沟通等的地产采购人,下班的时间会更早!


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